Administrace okolo zpracování objednávek ve WooCommerce může být velmi zdlouhavá. Nejen že to ubírá čas, který by se dal věnovat užitečnější práci, ale zároveň dochází k prodlevám v doručování. A ty se můžou negativně odrazit na spokojenosti zákazníků.
Naštěstí existují způsoby jak zpracování objednávek automatizovat a šetřit čas i práci a minimalizovat chyby. Jak? Samozřejmě prostřednictvím vhodných pluginů, které zvládnou klikání za vás. Zjistěte s námi, co vše je možné v e-shopu automatizovat, a jak na to.
Jaké kroky jsou třeba pro zpracování objednávky ve WooCommerce?
Pojďme se nejprve podívat na celý cyklus přijetí a následného zpracování objednávky, pokud využijete pouze nativní možnosti WooCommerce.
- Vytvoření objednávky
Zákazník klikne na tlačítko Objednat a dostává se na děkovnou stránku. WooCommerce vytváří objednávku a sama odesílá e-mail o jejím přijetí zákazníkovi a administrátorovi. - Ověření zaplacení
Administrátor manuálně ověří zaplacenost objednávky tak, že vyhledá příslušnou platbu v bankovnictví. Pokud je zaplaceno, může změnit stav objednávky na „Zpracovává se“. WooCommerce automaticky odešle e-mail o objednávce. - Fakturace
Administrátor ručně přepíše údaje, vytvoří fakturu v programu, který používá, stáhne a odešle ji zákazníkovi e-mailem nebo vytiskne. - Zajištění dopravy
Administrátor se přihlásí do systému dopravce, ručně přepíše údaje o zásilce, objedná dopravu a vytiskne štítek na balík. Zkopíruje odkaz pro sledování zásilky ze systému a odešle jej zákazníkovi e-mailem. - Dokončení objednávky
Po fyzickém zabalení zásilky předává dopravci balíček a manuálně mění stav objednávky na Dokončeno. Pokud potřebuje zjistit, jak na tom balíček v přepravě je, musí se přihlásit a vyhledávat v systému dopravce.
Tohle jsou činnosti, které je třeba udělat pro odbavení jediné zásilky. V případě více balíčků časová náročnost stoupá – a stejně tak i náchylnost k chybám, jejichž případná náprava celý proces dále zpomaluje.
Jak automatizovat zpracování objednávek ve WooCommerce
Naštěstí si můžeme řadu z předchozích kroků usnadnit automatizací. Podívejme se na to konkrétně, co vše je možné nechat na pluginech.
TIP: Pokud uvažujete o vylepšení e-shopu směrem k větší automatizaci, právě teď je ten nejlepší čas. Osvědčené Toret pluginy, na které dále také odkazujeme, nyní zakoupíte s 20% slevou (16. – 25. 9. 2025)
Automatizace ověření platby
Automatizovat ověření platby můžete v podstatě dvěma způsoby – nabízet zákazníkům placení metodou, která o zaplacenosti e-shopu poskytne okamžité avízo, nebo použít nástroj pro kontrolu došlých plateb na váš bankovní účet. Většina e-shopů kombinuje obě možnosti.
a. Okamžité avízo – platby prostřednictvím platební brány
Platba přes platební bránu je v současnosti již standardem. Kromě toho, že je zákazníky velmi oblíbená, zároveň poskytuje e-shopu okamžitou informaci o zaplacení, a tím snižuje prodlevy ve zpracování objednávek. Díky avízu z platební brány dochází k automatické změně stavu objednávky na stav „Zpracovává se“.
Jak získat platební bránu? Stačí uzavřít smlouvu s poskytovatelem platební brány, která umožňuje implementaci do WooCommerce, a následně využít propojovací plugin.
TIP: Pokud zvažujete pořízení platební brány, v období 16. – 25. 9. lze pořídit na toret.cz pluginy pro platební brány se slevou 20 %.
b. Párování došlých plateb s objednávkami
Někteří zákazníci se platbám přes platební bránu vyhýbají a pro ty je dobré mít k dispozici platbu převodem. Ať už se jedná o klasický převod nebo jej vylepšíte QR kódem, je nutné párovat došlé platby s objednávkami. To je možné vyřešit speciálním pluginem pro párování plateb (např. plugin Fio banka) nebo pluginem pro propojení s fakturačním systémem, který párování plateb umožňuje. Takovými systémy jsou například iDoklad nebo Fakturoid.
Jak to funguje? Plugin či fakturační systém v pravidelných intervalech kontroluje došlé platby na účet. V případě, že najde shodné identifikátory platby a objednávky (např. variabilní symbol platby a číslo objednávky), plugin odešle do WooCommerce potvrzení o zaplacení a dojde k automatické změně stavu objednávky na „Zpracovává se“.
Pokud pro párování plateb využijete fakturační systém, již máte nakročeno k vyřešení dalšího bodu automatizace.
Automatizace fakturace
Automatizace fakturace umožňuje vystavovat a odesílat faktury zákazníkovi zcela bez nutnosti klikání, přepisování údajů či posílání e-mailů. Kompletní automatizaci docílíte s použitím pluginů a externích fakturačních systémů. Díky tomu budete moci vystavovat nejen faktury, ale i proformy a dobropisy, které odpovídají českým legislativním požadavkům.
Jak to funguje? V pluginu jednoduše zvolíte, jaké typy dokumentů (faktura, proforma, dobropis, daňový doklad…) chcete vystavovat a v jakém stavu objednávky. Fakturační systém ve správný okamžik daný dokument vytvoří a odkaz na něj přidá do e-mailů pro zákazníky, které odesílá WooCommerce při změně stavu objednávky.
Pro generování dokumentů se používají údaje z objednávky, není tedy třeba nic přepisovat a také nedochází k chybám. Všechny vystavené dokumenty najdete ve fakturačním systému, kde s nimi můžete dále pracovat.
TIP: V Česku jsou nejpoužívanějšími fakturačními systémy iDoklad a Fakturoid. Propojovací pluginy pro ně najdete zde.
Automatizace zajištění dopravy zásilky
Balík zaplacený a připravený, faktura vytvořená – je čas odeslat. Abyste se vyhnuli klikání, přepisování a přihlašování se na jiné weby, stačí e-shop propojit přímo se systémem dopravce vhodným pluginem. Díky tomu:
- data o zásilce se do systému dopravce přenesou automaticky
- může dojít k automatickému objednání svozu
- odkaz na sledování zásilky se automaticky přidá do e-mailu pro zákazníka
- štítek je k vytištění připraven přímo v administraci e-shopu
- stav objednávky se automaticky změní podle stavu zásilky v přepravě (doručení → dokončení apod.)
Stačí v pluginu nastavit stavy zásilky, ve kterých má k odeslání dojít. Vy pouze vytisknete a nalepíte štítek.
Pro každého dopravce budete potřebovat specifický plugin. Naštěstí jsou implementační pluginy dostupné pro drtivou většinu českých dopravců. Největší výběr v napojení na dopravce najdete opět u Toretu – Toret dopravní pluginy.
Věnujte svůj čas důležitejším věcem. Díky automatizaci
Jak vidíte, díky automatizaci se může celé administrativní zpracování objednávky omezit na pouhý tisk štítku. Díky tomu ušetříte velké množství času a uvolníte si ruce na důležitější činnosti – ať už je to fyzické balení, marketing nebo odpočinek.
Specialistou na automatizaci ve WooCommerce je bezpochyby Toret, který příslušnými funkcemi vybavuje všechny své klíčové pluginy. Díky vzájemné kompatibilitě pluginů pak může běžet automatika jak po drátkách i ve vašem WooCommerce e-shopu.
Ještě vše manuálně naklikáváte? Nejlepší čas to změnit je právě teď. Připravte svůj e-shop na sezónu.
